Организация учета ГСМ на предприятии

Моя цель - организация процессов заправки парка из 12 легковых автомобилей и учета ГСМ на предприятии с наименьшим количеством сопровождающих документов. Готов оплатить консультацию.

Доброго дня.

по першому питанню:Первинні та зведені облікові документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім того, відповідно до п. 2.4 Положення № 88 залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Частиною третьою ст. 8 Закону про бухоблік встановлено, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Положенням № 88 конкретизовано вимоги до підприємств щодо забезпечення збереження первинних документів та облікових регістрів. Зокрема, первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси:

• підлягають обов’язковій передачі до архіву;
• до передачі їх до архіву повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

по другому питанню: є відповідні норми списання палива для підприємств наказ 43 від 10.02.1998 року зі змінами за яким підприємство надає наказ про списання паливних матеріалів на літній та зимній період включаючи додаткових норм витрат на відповідні періоди. (Для повної відповіді потрібно знати моделі автомобілів та регіони де вони будуть використовуватись.)Наказ для вас можу розробити зважаючи на певні особливості обліку ПММ.

По третьому питанню: Шляховий лист необхідний для списання ПММ на кожне авто. Шляховий лист ведеться на кожне авто щодня, на зворотні стороні необхідно вказати витрати пального та пробіг за маршрутний день. В якості подорожнього листа можна використати типову форму №3. Так як типова форма скасована але законодавець спонукає підприємства подорожній лист використовувати та дозволяє спростити його форму вказавши , обов'язкову інформацію.яка повинна бути присутня , а саме :

— найменування підприємства, установи, від імені яких складено документ, назва документа (форми);

— дата і місце складання;

— зміст і обсяг господарської операції;

— одиниця вимірювання господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);

— посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

— особистий або електронний підпис чи інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Бухгалтер зобов'язана зберігати первинні документи 3 роки

1. Первичный документ в вашем случае - оборотная ведомость ГепардОйл. Последний выступает вашим комиссионером - т.е. агентом. Он по вашему поручению и за ваш счет заключает договоры с АЗС. Вы оплачиваете ему стоимость топлива и его агентское вознаграждение. Каждого 7 числа он присылает вам отчет о кол-ве и стоимости топлива, потребленного вами. Это и есть сведения о хоз. операции, которая имеет место между вами и Гепардом.

2. Какая цель? контролировать водителей? - Оборудуйте а/м GPS устройствами, это более эффективно.

3. У вас нет "списания топлива". Чтобы списать что-то, вы должны оприходовать что-то. Но в вашем случае запасов топлива не создается, т.к. вы решили воспользоваться сервисом карточного оператора. Если ваш вопрос имеет в виду "обязаны ли вы по закону, владея автомобилями, утвердить нормы расхода и выписывать путевые листы?". То мое мнение - не обязаны. Ваши расходы на топливо вполне подтверждаются ведомостями Гепарда. А если вы желаете наладить учет "для себя", то сейчас имеются более эффективные средства, чем нормы и путевые листы.