Порядок знищення документів

Доброго дня, Марина Вікторівна.

Наказом утворюеться комісія, знищення будь яким способом та відповідний акт у довільной формі.

Це з моеї практикі, щодо нормативної бази, немає сенсу її шукати.

Загальноприйнятий такий порядок документування операцій зі знищення документів після завершення строку їх зберігання. Етап 1. На підприємстві здійснюють відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складають у двох примірниках описи справ та акт про вилучення цих документів для знищення (за формою, наведеною в додатку 15 до Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5, далі – Правила № 1000) (п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000). Зверніть увагу: до акта можна включати лише ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складається акт. Так, справа зі строком зберігання 5 років, закінчена в липні 2016 року, може бути включена до акта не раніше 1 січня 2022 року. Етап 2. Оформлені належним чином описи справ та акти про вилучення та знищення документів передають на розгляд експертній комісії підприємства. Етап 3. Затверджені експертною комісією акти разом із описами справ передають на розгляд експертно-перевірочної комісії державної архівної установи (далі – ЕПК). Етап 4. Після схвалення актів ЕПК описи та акти затверджуються керівником підприємства. Етап 5. Для знищення справи передаються організаціям, які займаються переробкою вторинної сировини. При цьому складають накладні, де вказують вагу макулатури, яка передається на переробку (у подальшому номер накладної, дата здавання на переробку та вага макулатури наводяться в акті на знищення). Якщо обсяги є незначними – до 20 кг (див. лист Держкомархівів від 20.04.10 р. № 795/072), то документацію, що підлягає знищенню, можна спалити, про що слід зазначити в акті на знищення.