Доверенность

Добрый день! У юр.лица (ООО) часто возникает такая ситуация, наш поставщик отправляет товар Новой почтой от нашего имени нашему покупателю в городе Поставщика. Раньше мы делали командировки в этот город для того, чтобы принять товар от поставщика и отдать на Новую почту, при этом право собственности переходило на складе Поставщика. Сейчас внесли предложение на нашем предприятии, не делать командировки, а в таких ситуациях писать доверенность на физ.лицо в том городе, и по этой доверенности на Новой почте ф.лицо принимает товар от поставщика и отправляет от нашего имени, право собственности будет переходить на складе перевозчика. Можно не оформлять Гражданский договор с этим физ. лицом? Если обязательно нужно оформлять, можно не оплачивать его услуги? Как это правильно прописать в договоре?